NÄIN HANKIT HYVÄN KÄÄNNÖKSEN

Käännöksen tarve tulee usein yht’äkkisesti, eikä silloin ehdi miettiä kaikkia yksityiskohtia, mitä sen tilaamiseen voi liittyä.

Harva tulee ajatelleeksi, että työn tilaajalla on käännöksen onnistumisen kannalta hyvin olennainen rooli. Lue tästä miten tilaat hyvän käännöksen!

Mediassa on viime aikoina kirjoiteltu laajalti eräiden julkisten hankintojen epäonnistumisesta, esimerkiksi KELA-taksien huonosta saatavuudesta tai oikeustulkkauspalveluiden laatuongelmista. Näissä tapauksissa palvelun loppukäyttäjä on joutunut kärsimään puutteellisesti järjestetystä hankintaprosessista. Vastaavasti myös käännöksen käyttäjä, t.s. potentiaalinen tai nykyinen asiakkaasi, yrityksesi työntekijät tai jonkun muun tärkeän sidosryhmäsi jäsen saattavat joutua pettymään, jos käännöstä tilattaessa on jäänyt jotain tärkeää tekemättä tai sanomatta.

Kartoita tarve etukäteen

Tulevia käännöstarpeita kannattaa ennakoida selvittämällä palveluntarjoajia etukäteen. Hyvän ja saatavilla olevan kääntäjän löytäminen ei ole aina helppoa, sillä vaikka käännösten tarjoajia on valtavasti, yhteydenottosi saattaa kaikua kuuroille korville. Verkkosivujen kaikista hyvistä lupauksista huolimatta useampaankin eri osoitteeseen lähettämäsi kyselyyn ei välttämättä vastata edes saman kuukauden puolella, tai saatat saada kiinni vain tarjoajia, joilla ei ole tarvitsemaasi osaamista.

Kiireelle kyytiä

Käännökselle kannattaa varata hieman enemmän aikaa, jos se vain suinkin on mahdollista. Kaikella ei välttämättä aina ole niin kiire kuin kuvitellaan. Joskus hiljaisempana hetkenä voi myös miettiä, onko minulla aineistoa, jota jossain vaiheessa joutuu käännättämään. Pienellä suunnittelulla ja kirjoitusprosessin aikatauluttamisella voit parantaa julkaistavan viestinnän laatua ja välttää turhia kiirelisiä.

Antoni Gaudin suunnittelemaa Sagrada Familiaa alettiin rakentaa 1882, ja se sai rakennusluvan aivan hiljattain. Työt jatkuvat.

Sagrada Familia toiselta puolelta kuvattuna.

Etsi oman alasi asiantuntemusta

Kääntäjää valittaessa on muistettava, että yritysviestinnän tarpeisiin esimerkiksi eivät välttämättä kirjallisuuden kääntäjät sovellu ja päin vastoin. Yritysviestintä kattaa monenlaista osaamista aina asiakasviestinnästä ja henkilöstön ohjeistuksesta pörssitiedotteisiin ja tekniseen dokumentaatioon, ja jokaisella toimialalla vaaditaan erilaista viestintää erikoisterminologioineen. Paras lopputulos saavutetaan, jos luot hyvissä ajoin yhteyden luotettavaan palveluntarjoajaan, joka yritysviestinnän hienouksien lisäksi ymmärtää vieläpä toimialasi prosesseja.

Erikoistuminen on siis hyvän kääntäjän merkki. Kukaan ei voi hallita kaikkia aloja hyvin. Toki tietoa on nykyään saatavissa, mutta selvitystyö vie turhaa aikaa ja kasvattaa virhemarginaalia, jos kääntäjältä puuttuu tuntuma kulloinkin tarvittavaan tekstilajiin.

Ole avoin vuorovaikutukselle

Käännöksen tilaaminen ja toteuttaminen on kaksipuolinen vuorovaikutusprosessi. Kyselevä kääntäjä on hyvä merkki, hiljainen taas ei niinkään välttämättä. Jos sinulta udellaan mitä ihmeellisimpiä asioita, voit olla varma, että kääntäjäsi tekee tarkkaa työtä. Vaikka asia olisi itsellesi päivänselvä, kannattaa miettiä, olisiko alkutekstissä jotain parannettavaa, tarvittaisiinko siihen jotain lisätäsmennystä tai riittääkö selkeän käännöksen tuottamiseksi pelkästään kääntäjän ohjeistaminen (esim. taustatietojen antaminen, tarkoitteen selventäminen).

Ota kääntäjä työpariksi

Mikään teksti ei voi saada huolellisempaa lukijaa kuin kääntäjä. Hänen täytyy pirstoa sanoma osiinsa ja lähteä rakentamaan sitä uudestaan toisella kielellä usein kulttuurisidonnaisia muokkauksia tehden. Hänen täytyy pystyä ymmärtämään, kuka käännöstä lukee ja minkä median kautta se asianomaiselle kohderyhmälle välitetään. Varmistuthan jo tilausvaiheessa, että kääntäjä kaikissa tapauksissa on tietoinen näistä asioista! Huomaa myös käyttää hyödyksesi kääntäjän mahdolliset kommentit. Osaava kääntäjä löytää teksistä usein puutteita ja heikkoja kohtia, jotka kannattaa ehdottomasti paikata.  Vuorovaikutuksesta kumpikin osapuoli oppii aina jotain uutta, sellaista, mitä ei millään teknisillä apuvälineillä voi koskaan saavuttaa.

Mieti tarvitseeko kaikkea kääntää

Mikäli ei ole kyseessä virallinen asiakirja, josta halutaan virallinen (n.s. auktorisoitu tai laillisesti pätevä) käännös, kannattaa etenkin pitkiin teksteihin merkitä käännettäväksi vain tarvittava sisältö. Toisena vinkkinä, jonka olen itse asiassa saanut eräältä valistuneelta asiakkaaltani (terveisiä ja kiitos vaan sinulle, jos tunnistat itsesi :), on käännettävän asiakirjapaketin liitteiden priorisointi. Esimerkiksi tarjouspyyntöaineisto voi olla hyvinkin laaja ja aikataulu tiukka, jolloin on hyvä käännättää aineiston tärkeimmät osat ensin ja vasta sen jälkeen tärkeysjärjestyksessä loput. Näin työ etenee juohevasti ja kriittinen tieto saadaan käyttöön oikeassa aikataulussa.

Punainen t. Eiffelin silta, Girona, Espanja.

Sillan on suunnitellut Gustave Eiffel, joka on paremmin tunnettu Pariisissa sijaitsevasta luomuksestaan.

Kerro käännökselle asetettavista odotuksista

Yrityksen sisäiseen käyttöön riittää usein niin sanottu työkäännös, jonka lopullista muotoa ei tarvitse niin huolellisesti viilata, kunhan sisältö selviää käännöksestä riittävästi. Tällainen käännös voidaan kohtuullisessa aikataulussa myös tuottaa edullisempaan hintaan kuin esimerkiksi julkaistava käännös (tästä vielä hieman jäljempänä). Joskus kääntäjälle kannattaa antaa enemmän vapautta toimittaa tekstiä, mikä koskee esimerkiksi myynninedistämismielessä julkaistavia blogitekstien käännöksiä.

Täsmennä hinta ja toimitusehdot

Jos aikaisempaa kokemusta ei kääntäjän kanssa toimisesta ole, pitää tarvittavalle laajuudelle pyytää erikseen hintatarjous. Käännettävä materiaali kannattaa liittää heti mukaan. Hintaan vaikuttaa periaatteessa kolme tekijää: laatu, määrä ja aika. Hyvällä kääntäjällä on johdonmukaiset hinnoitteluperusteet, joista yleisimpiä ovat lähtötekstin sana- tai merkkimäärä. Ne ovatkin tilaajan kannalta turvallinen tapa hinnoitella palvelu, sillä niiden perusteella voidaan toimeksiannolle etukäteen määritellä kiinteä hinta.

Joissakin tapauksissa on kuitenkin perusteltua soveltaa tuntiveloitusta, kuten esimerkiksi silloin, kun kyseessä on julkaistava ja/tai muu vaativa teksti (kuten esimerkiksi esite-, vuosikertomus-, ym. myynti- ja markkinointiaineisto; sitovat tarjoukset ym. asiakaskirjeenvaihto; power point -esitykset, jotka usein vaativat erityisiä muokkaustoimenpiteitä tulokielisen version sovittamiseksi kalvopohjiin).

Lähetä alkuperäiset – vältä pdf-tiedostoja!

Tuntitaksaa voi joutua myös soveltamaan siksi, että asiakirjoista ei yksinkertaisesti saa sana- eikä merkkimäärää katsottua (pdf-asiakirjat, valokuvat ym. hankalammat tiedostomuodot).

Tämän tilanteen välttämiseksi annan vinkin: mikäli vaan mahdollista, kääntäjälle kannattaa lähettää alkuperäiset käsiteltävät tiedostot pdf:n asemesta (word, ppt, excel jne.). Tämä nopeuttaa ja helpottaa tiedostojen käsittelyä huomattavasti, mistä ainakin omalta kohdaltani voin luvata  asiakkaalle selvää kustannussäästöä. Silloin sanaperusteinen hinnoittelu on helppoa eikä käännöksen lisäksi tarvitse käyttää aikaa asiakirjan uudelleen muotoilemiseen, mikä sinänsä onkin turhaa, kun muotoilu on siihen jo kertaalleen tehty.

Tuntiveloituksen tapauksessa tarjouksen voi tietenkin antaa ainoastaan suuntaa-antavasti. Hyvä käytäntö on esimerkiksi, jos kääntäjä arvioi työhön kuluvan enimmäisajan, minkä ylittämisestä asiakkaan ei tarvitse maksaa. Kääntäjä, joka haluaa palvella asiakastaan kestävästi, ei koskaan syyllisty huijaamiseen ja pystyy ottamaan tämän verran riskiä, sillä tietenkin laajuuksien arvioimiseen syntyy kokemuksen myötä tietty rutiini. Itse kirjaan kalenteriini ylös kaikki tehdyt tunnit ja seuraan työajan käyttöä siinäkin tapauksessa, että käännöksestä on sovittu maksettavaksi sanahinta.

Aina et tarvitse erillistä hintatarjousta

Jos veloitusperusteet on kertaalleen selvitetty ja tiedossa (pyrin toimittamaan kaikille uusille yhteyshenkilöille hinnaston, joka kannattaa laittaa talteen!), vakituisissa asiakkuuksissa ei välttämättä tarvitse aina pyytää erikseen hintatarjousta, sillä sen laskeminen vie kääntäjältä aina jonkin verran tehokasta työaikaa. Jos käännös on kiireellinen, niin kääntäjä saattaa joutua soveltamaan pikatoimituslisää. Tällöin toimituskapasiteetti ja hinta pitää tietenkin varmistaa erikseen. Hyvä käytäntö on sopia mahdollisen pikatoimituslisän soveltamisesta asiakkaan kanssa aina tapauskohtaisesti erikseen. Itse toimin näin ja perin pikatoimituslisää vain siinä tapauksessa, että asiakkaan tarve vaatii tekemään tavallista pidempää työpäivää.

Laskutustiedot mukaan

Huolehdithan siitä, että kääntäjällä on voimassa olevat laskutustiedot. Jos organisaatiosi edellyttää kustannuspaikan ja muiden viitetietojen ilmoittamista laskussa, muistathan sisällyttää nämä tiedot mielellään jo tilaukseen, ja viimeistään valmiin käännöksen vastaanottovahvistukseen.

Anna palautetta

On aina mukavaa tietää että käännös on saapunut perille. Jos työstä on vielä kommentoitavaa, niin aina parempi! Ruusut motivoivat, kuitenkin vielä hyödyllisempiä kehityksen kannalta ovat risut. Hyvän asiakkuussuhteen merkki on, että toivomuksia ja myös rakentavaa kritiikkiä voi esittää ilman, että kumpikaan osapuoli siitä loukkaantuu.

Mitä vielä voisi tehdä viestintäkulttuurin parantamiseksi? Seuraavassa muutama kehitysidea.

MTM Extra:

Miten nostan yritysviestinnän laatua?

Vinkki no. 1: tyyliopas ja termipankki

Erilaiset tyylioppaat ja termipankit tuovat viestintään yhdenmukaisuutta ja uskottavuutta. Jos niiden tekemiseen on käytettävissä resursseja, niitä kannattaa ehdottomasti suosia ja ohjeistaa myös kääntäjää niitä käyttämään.

Aina ei ehdi tehdä kaikkea itse – apua ohjeistusten ja sanastojen laadintaan on myös hankittavissa viestinnän ammattilaisilta. Yhteistyössä voimme luoda parhaat työkalut viestinnän tehostamiseen organisaationne. Tällöin on kuitenkin muistettava viedä projekti maaliin saakka, eli sitouttaa henkilöstö noudattamaan ohjeistusta. Käännöstyö helpottuu automaattisesti, jos jo alkutekstissä käytetty terminologia on sekä yhden- että johdonmukaista.

Vinkki no. 2: editoi teksti ennen julkaisemista/kääntäjälle lähettämistä!

Oikeinkirjoitukseen, terminologian johdonmukaisuuteen ja tekstin luettavuuteen kannattaa kiinnittää jatkuvaa huomiota. Tällöin vältetään myös monet kääntämisen sudenkuopat. Jos esimerkiksi samasta käsitteestä käytetään tekstissä useampaa eri termiä, kääntäjä yrittää vastaavasti keksiä samalle käsitteelle erilaisia versioita, koska ei voi täsmälleen tietää, onko tarkoitettu yhtä ja samaa, kenties kahta vai vielä useampaa eri asiaa. On sanomattakin selvää, että tällaisesta käännöksestä tulee epätäsmällinen tai jopa täysin käsittämätön, samoin kuin toki alkutekstikin on ollut. Jos siis asiatekstiä kirjoittaessasi tarkoitat samaa, älä käytä samasta asiasta kahta tai useampaa eri ilmaisua. Jos kyseessä on taas vapaamuotoisempi teksti, jonka luettavuutta haluat lisätä välttämällä tautofoniaa, eli saman sanan toistoa, silloin synonyymisten eli samaa tai lähes samaa tarkoittavien ilmaisujen käyttö on jopa  toivottavaa.

Vinkki no. 3: Kielenhuoltoa asiakirjojen laatijoille?

Ei ollenkaan hullumpi idea! Selkeä asiatyyli on erinomainen johtamisen työkalu. Tällaiseen koulutukseen voi hyvin sisällyttää yrityskohtaisten viestintäohjeiden ja menettelyiden läpikäyntiä. Kieli on ihmisen mieli, ja puhumalla kaikille ymmärrettävää selkokieltä voidaan rakentaa myös yhteenkuuluvuuden tunnetta.

Vinkki no. 4: Kerro, minkälaisia vinkkejä sinä antaisit kääntäjälle!

KOHTI TULOKSELLISEMPAA YHTEISÖVIESTINTÄÄ

Miten voisin parhaiten palvella juuri sinun organisaatiosi monikieliseen viestintään liittyviä tarpeita?

Soita, tekstaa tai lähetä sähköpostia, niin jutellaan tarkemmin!

Puh. 040 740 92 54, sähköposti info@mytransmission.fi; Skype, Messenger ja  WhatsApp:  Eve Alhos

Ystävällisin terveisin
Eeva-Leena Alhos

VIESTILLÄSI ON VÄLIÄ – WWW.MYTRANSMISSION.FI

Suomen kääntäjien ja tulkkien liitto ry:n sekä Mediterranean Editors & Translators -yhdistyksen jäsen